Bonnes pratiques pour une saine gestion des fournisseurs
Bien que l'idée soit géniale, les dirigeants brillants, les employés surdoués et le concept révolutionnaire, sans fournisseur, une entreprise est l'équivalent d'une voiture de rêve sans essence, soit intéressante mais incapable de dévoiler son plein potentiel.
Qu'est-ce que la gestion des fournisseurs?
La gestion des fournisseurs est l'ensemble des actions entreprises par les membres d'une entreprise afin de maintenir une relation d'affaires optimale auprès de ses fournisseurs tout en assurant la saine gestion de ses opérations et de ses liquidités.
Vous remarquerez certainement par cette définition que la gestion des fournisseurs n'implique pas uniquement la gestion financière, mais également la gestion humaine de la relation. Il est possible, par l'entremise d'une saine gestion, d'entretenir une relation gagnante avec ses fournisseurs.
Comprendre l'influence des fournisseurs sur les opérations
L'influence des fournisseurs sur les activités d'une entreprise dépasse les considérations financières. Il est important de comprendre que vos fournisseurs vous permettent en général d'acheter des ressources (matières premières, immobilisations, etc.) ou des services (services professionnels, sous-traitance, etc.) qui sont fondamentaux pour maintenir vos activités. À titre d'exemple, imaginez les répercussions pour le détaillant d'instruments de musique si son fournisseur de guitares les plus populaires sur le marché décidait de ne plus lui vendre ses produits. Il pourrait bien sûr trouver un autre fournisseur de guitares, mais ces dernières seraient-elles aussi attrayantes et recherchées par sa clientèle?
Cet exemple illustre à quel point la perte de la relation avec le fournisseur peut être lourde de conséquences et même compromettre la pérennité de l'entreprise. Maintenant, afin d'éviter une situation similaire, il faut bien gérer les fournisseurs, car comme le dit le vieux dicton : « les bons comptes font les bons amis ».
Bonnes pratiques
Un bon système de suivi des comptes fournisseurs
La base de toute gestion repose sur l'obtention d'information de qualité. Quant à la gestion des fournisseurs, votre système de suivi des comptes fournisseurs doit vous transmettre l'information suivante :
- Sommes à payer triées par fournisseur.
- Dates limites de paiement triées par facture.
- Conditions pour l'obtention d'escomptes.
- Rappel automatique lorsque la date limite est atteinte.
En somme, pour éviter de perdre le contrôle du suivi des sommes à payer à vos fournisseurs, assurez-vous de comptabiliser vos opérations à une fréquence régulière.
La priorisation des paiements
Trop souvent, le paiement des fournisseurs se fait en fonction de l'ordre de réception des factures. Bien que l'utilisation de cette pratique ne soit pas mal intentionnée, elle peut poser un risque pour votre relation avec vos fournisseurs. Par exemple, un fournisseur est payé maintenant alors qu'il aurait pu être payé plus tard et que d'autres s'impatientent. Lorsque vient le temps de payer les comptes, il est important de considérer le nombre de jours restants avant la date limite de paiement et de prioriser les factures dont le délai de paiement est le plus court.
L'utilisation de l'escompte pour paiement rapide
Il est de pratique courante qu'un fournisseur offre à ses clients un escompte – en général 2 % – lorsque le paiement respecte un délai prescrit. Utiliser cet escompte favorise le développement d'une saine relation avec vos fournisseurs et présente des avantages importants autant pour vous, le client, que le fournisseur.
En effet, vous bénéficiez d'un rabais. Ce dernier peut sembler minime, mais sa valeur cumulée, autant en dollars qu'en pourcentage, peut représenter une économie substantielle sur une année complète. Le fournisseur, quant à lui, obtiendra son argent dans un délai plus court.
Une comptabilisation à jour et des paiements réguliers
Passionnés par leur entreprise, il arrive que les entrepreneurs négligent la comptabilisation des opérations. En conséquence, les factures des fournisseurs restent dans leurs enveloppes et les entrepreneurs découvrent souvent trop tard, soit quand un fournisseur mécontent appelle, qu'un compte est échu.
Pour éviter les mauvaises surprises, il est important de comptabiliser vos factures sur une base fréquente. Pour éviter les retards de paiement, il peut être utile d'adopter une politique de paiement des fournisseurs. Par exemple, vous pourriez décider de payer vos fournisseurs le 10 et le 20 de chaque mois.
Une saine utilisation des cartes de crédit
Tout comme le bon vin accompagne bien le repas, les cartes de crédit peuvent être un complément appréciable dans la gestion de vos fournisseurs, lorsqu'utilisées de manière raisonnable. Plusieurs cartes de crédit offrent aussi des remises intéressantes.
En effet, toute entreprise a avantage à repousser le plus loin possible le paiement de ses fournisseurs tant qu'aucun coût n'est engendré et que la relation d'affaires n'est pas compromise. Ceci dit, des circonstances particulières limitent parfois les liquidités et peuvent vous empêcher de respecter la date limite fixée par le fournisseur ou de bénéficier de l'escompte pour paiement rapide. Dans ces circonstances, il peut être avantageux d'utiliser la carte de crédit de l'entreprise pour payer le fournisseur et ainsi bénéficier d'un délai de paiement supplémentaire.
Cette approche, quoi qu'intéressante, doit être utilisée de manière prudente car si l'entreprise ne bénéficie pas de liquidités supplémentaires à la date limite de paiement de la carte de crédit, des intérêts seront payables.
